Publié dans Grand format, Numérique

100 Go de cloud gratuit pour les enseignants

Illustration « Cloud » : Cloud-computing icons created by vectorsmarket15 – Flaticon

Ne perdez plus vos données, synchronisez vos PC avec une facilité déconcertante et profitez d’un espace conséquent de 100 Go de stockage (l’équivalent de 10 000 photos HD de notre ministre !) accessible partout.
C’est la promesse du service de cloud (ou stockage en ligne, appelez-ça comme vous voulez) proposé gratuitement par l’Éducation Nationale.
Même si vous n’êtes pas trop « informatique », je vous invite fortement à vous intéresser à ce cloud : c’est simple, gratuit, utile et cela devient indispensable !
Au programme de cet article : tutoriels, astuces et diverses informations.

– POUR QUOI FAIRE ? –

Aujourd’hui, le cloud, c’est bien plus qu’une simple sauvegarde en ligne !

Cliquer sur chaque élément pour en savoir plus (explications & exemples)

Conserver une copie de ses données
En cas de défaillance de votre matériel perso, vous êtes assuré d’avoir une sauvegarde qui vous attend en ligne.
Exemple : dédicace à une amie PE spécialiste de l’appel en urgences : « Je sais pas ce que j’ai fait, je ne retrouve pas mon dossier école, j’ai tout perdu !!! J’ai besoin de ton aide ! » Avec votre cloud, si votre PC ou votre disque dur rend l’âme, vous savez que vos documents sont bien au chaud sur les serveurs du ministère et que vous pouvez les récupérer quand vous le souhaitez.
Synchroniser ses PCs
Adieu le disque dur portable « école » que l’on promène partout, que l’on perd, que l’on casse et qui nous fait tourner en rond quand on ne sait plus si on a bien sauvegardé le document sur son disque dur portable ou sur le PC de l’école. Et que dire des collègues collectionneurs de clés USB ! « Attends, je crois que c’est sur celle-ci… ah non, essaie celle-là … Ah bah ça doit être à la maison alors … » 😏
Avec le cloud, vous avez un seul et unique endroit où vous stockez tout. Ainsi, vous retrouvez l’ensemble de vos documents depuis n’importe quel PC, smartphone ou tablette ! (à condition d’avoir une connexion internet).
Exemple : Un dimanche soir (même si on sait bien qu’aucun prof ne bosse les dimanches 😉) vous apportez des modifications à un diaporama depuis votre PC perso, à la maison. Lundi matin, vous allumez votre PC de classe, discutez avec votre collègue puis ouvrez le diaporama en question et hop … les modifications ont été prises en compte également sur ce PC, sans que vous n’ayez eu besoin d’intervenir.
D’autre part, si vous optez pour une sauvegarde en local, tous vos PC configurés ainsi conserveront, en interne, vos documents. Ainsi, pas d’inquiétude en cas de coupure internet.
Partager des documents
En un seul clic depuis votre explorateur Windows, copier un lien de partage pour que n’importe qui puisse accéder et télécharger le document. Et tout ça, sans limite de taille !
Exemple : Vous avez préparé des documents pour l’absence d’un élève. Vous les déposez dans un dossier, vous partagez le dossier et les parents de l’élève en question accèdent au dossier, où ils veulent, quand ils veulent.
Utiliser des applications portables
En déposant des applications « portables » sur un cloud, vous pouvez ainsi profiter de cette application sur n’importe quel PC synchronisé.
Exemple : depuis n’importe quel PC synchronisé, utilisez votre utilitaire de fusion/découpe de PDF, votre éditeur d’images, votre logiciel de suivi d’évaluations …etc sans avoir besoin de l’installer X fois.
Collaborer, créer, éditer
Éditer facilement un document à plusieurs et à distance.
Exemple : En amont d’une réunion avec vos collègues, vous leur proposez un document où ils pourront noter leurs questions. Vous récupérez toutes les questions au même endroit et pouvez préparer votre réunion sereinement sans avoir à courir après tout le monde.

– COMMENT FAIRE ? –

Accéder au portail d’applications

Le cloud n’est qu’un des multiples services proposés depuis quelques temps par l’Éducation Nationale via un portail (génial) d’applications. Il faut donc commencer par s’identifier sur ce site :

https://portail.apps.education.fr/signin

Vous pouvez vous connecter à l’aide de vos identifiants académiques :

Authentification portail apps education fr
Authentification portail apps education fr academie
Authentification portail apps education fr academie 2

Accéder au service de stockage en ligne

Une fois sur le portail, cliquer sur « Applications ».

Portail apps.education.fr

Chercher « Nuage » puis cliquer sur « Ouvrir l’application ».

Portail apps.education.fr nuage

L’interface « internet » de votre cloud personnel s’affiche :

Interface cloud apps education fr

Depuis cette interface vous pouvez déjà faire énormément de choses (déposer des documents, les organiser en dossiers, partager, éditer, créer …). A ce stade, tout ce que vous ferez sera stocké en ligne seulement. Pour ceux qui souhaitent découvrir comment synchroniser leurs machines avec ce stockage en ligne, laissez-moi vous guider … 👇

– TUTORIELS & ASTUCES –

Choisissez le tutoriel qui vous intéresse puis cliquer sur le « + » pour le dérouler.

SYNCHRONISER SON/SES ORDINATEUR(S)

Vous avez un PC à l’école, et un PC à la maison ? Vous souhaitez que ces deux machines soient synchronisées (= même contenu) et disposer de vos documents en « local » pour ne pas toujours être dépendant d’une connexion internet ? La suite est faite pour vous …

Tutoriel

Télécharger et installer Nextcloud

Télécharger le logiciel Nextcloud en suivant ce lien : https://nextcloud.com/install/#install-clients. Choisir la version qui vous correspond (il y en a pour tous les goûts : windows, linux, mac, android, iOs), la télécharger puis l’installer.

Configurer Nextcloud

Après l’installation et le redémarrage du système qui vous est proposé en fin de processus, Nextcloud démarre automatiquement au démarrage de Windows. Une icône est également créée sur le bureau. Lancer l’application puis cliquer sur « Se connecter »

Connexion nextcloud

Vous aurez besoin de connaitre l’adresse du serveur sur lequel sont stockés vos fichiers. Pour cela, ouvrir l’application nuage depuis votre portail d’applications et copier le début de l’adresse visible dans la barre d’adresse. Dans l’exemple ci-dessous, je prends « https://nuage03.apps.education.fr ».

Adresse serveur education nationale nextcloud

Utiliser l’adresse copiée précédemment pour compléter ce qui vous est demandé puis cliquer sur « suivant« .

Configuration serveur nextcloud apps eudcation

Nextcloud devra être autorisé à accéder à votre compte. C’est pourquoi, si tout se passe bien, votre navigateur s’ouvre. Il suffit de cliquer sur « Se connecter« , suivre le processus d’identification puis « Autoriser l’accès« .

Fermer le navigateur.
De retour sur Nextcloud, un dossier local est créé sur votre PC. Celui-ci contiendra tout votre cloud et, désormais, sera synchronisé automatiquement. Si vous préférez, vous avez la possibilité de choisir un autre chemin de dossier.
Les options à cocher vous permettent, au choix, de ne pas stocker en local, de tout synchroniser et/ou d’ajouter du contenu à synchroniser (que vous possédez déjà sur votre ordinateur).
Si vous êtes dans le même cas que moi, c’est-à-dire que vous utilisiez déjà Nextcloud avec un autre serveur, celui-ci vous prévient que votre dossier n’est pas vide et vous avez la possibilité de conserver son contenu ou de le supprimer.
Une fois les paramètres choisis, cliquer sur « connexion« .

La première synchronisation se lance et, désormais, votre machine est synchronisée avec votre stockage en ligne. Autrement dit, la moindre modification depuis votre ordinateur d’un fichier de votre dossier Nextcloud se répercutera sur votre stockage en ligne et vice versa, sans aucune intervention de votre part. Vous avez accès à un panneau d’administration en cliquant sur la petite icone nextcloud se situant dans la barre des tâches. Celle-ci vous permet également de vous assurer que tout est en ordre.

Plusieurs PCs ?

Répéter l’opération avec autant de machines que vous voulez. Ainsi, chaque terminal stockera vos fichiers en local et s’assurera, grâce une connexion internet, de toujours posséder la dernière version de vos fichiers.

PARTAGER DES DOCUMENTS

Partagez n’importe quel fichier ou dossier de votre dossier de stockage en ligne en deux clics

Tutoriel

Directement depuis votre PC

On ne peut pas faire plus simple ! Clic droit sur le dossier ou le fichier désiré puis « Nextcloud » et « Copier le lien public« . Ainsi, vous pouvez coller le lien où bon vous semble (CTRL+V) : mail à un collègue, barre d’adresse du navigateur, traitement de texte …etc
Cela ne fonctionne que pour les fichiers et dossiers situés dans votre dossier Nextcloud.

Depuis l’interface web

Le clic droit fonctionne également. Sinon, vous pouvez passer par l’icône de partage proposée en face de chaque fichier. Cela fonctionne aussi avec les dossiers. Le lien de partage permettra à n’importe qui d’y accéder. Si vous souhaitez restreindre cela, il faudra ajouter des utilisateurs spécifiques et utiliser l’option « lien interne ».

UTILISER DES APPLICATIONS PORTABLES

Par l’intermédiaire du cloud, vous pouvez utiliser une même application sur plusieurs ordinateurs, sans avoir à l’installer x fois …

Tutoriel

Explications …

Certains logiciels proposent une version « portable ». C’est-à-dire qu’elle ne nécessite pas d’installation à proprement parlé. La plupart du temps, cette version est proposée sous la forme d’un fichier compressé. Il suffit donc de le décompresser dans le dossier de son stockage en ligne et le tour est joué. L’application est alors utilisable sur toutes vos machines synchronisées.

Sélection personnelle d’utilitaires

Voici les applications portables que j’utilise. Il en existe évidemment plein d’autres ! Cela dépendra de vos besoins. Pour chacune de ces applications, pensez à choisir la version portable ! Exemple :

  • PDFSam (gratuit) : pour fusionner, découper, extraire des PDF. A télécharger ici
  • Photofiltre (gratuit) : pour retoucher, redimensionner, modifier des images. A télécharger ici.
  • LibreOffice (gratuit) : suite bureautique complète. A télécharger ici.
  • Primschool (payant) : pour le suivi de vos élèves. A télécharger ici

CRÉER / ÉDITER / COLLABORER

L’interface web de votre stockage en ligne regorge de fonctionnalités !

Tutoriel

L’interface web de votre cloud permet de créer et d’éditer des documents de différents types.

En partageant n’importe quel fichier (créé depuis votre PC ou depuis l’interface web), vous avez également la possibilité d’ouvrir le droit à la modification. Cela vous permet ainsi de travailler à plusieurs sur le même document.

SCANNER AVEC SON TÉLÉPHONE

Par l’intermédiaire de l’application mobile Nextcloud (Android et iOs), vous avez la main sur votre stockage en ligne et la possibilité de générer et d’importer un scan de document directement depuis votre téléphone.

Tutoriel

Depuis l’application Nextcloud

En téléchargeant l’application Nextcloud sur votre smartphone vous pourrez accéder au contenu de votre cloud mais également ajouter des documents. En cliquant sur le « + », vous trouverez une option intitulée « Numériser un document depuis l’appareil photo ». Cela vous permettra de capturer rapidement un document et de le déposer sur votre stockage en ligne. Malheureusement, sauf erreur de ma part, seul un filtre noir & blanc est proposé, contrairement à d’autres applications. D’autre part, aucun choix possible dans le format d’enregistrement (.jpg seulement).

Depuis une autre application

En téléchargeant une application de scan par l’appareil photo de votre smartphone, vous disposerez d’options plus poussées telles que des filtres, des options de retouche, la capture par lot, la création de documents PDF, etc…
Au moment du partage, choisissez « Partager via Nextcloud » et cela vous permettra de déposer votre fichier directement sur votre cloud. Ainsi vous pourrez le récupérer n’importe où ! A titre personnel, j’utilise l’application « Notebloc » mais il en existe d’autres.

– UN DERNIER MOT … –

Sachez que le service équivalent, en terme de quantité de stockage, chez Apple et Google (pour ne citer qu’eux) est payant sous la forme d’un abonnement mensuel (~2€/mois). Au delà de l’aspect financier, il faut souligner la possibilité qui nous est donnée de pouvoir stocker en ligne nos données professionnelles en s’affranchissant complètement des GAFAM.

D’autre part, le stockage en ligne n’est qu’un des nombreux services proposés par le portail d’applications du ministère. Tous ces services reposent sur des outils libres et open-source. Cette démarche est loin d’être anodine et elle est à encourager.
🎶« C’est peut-être un détail pour vous, mais pour moi ça veut dire beaucoup ! » 😉

Entre apps.education.fr, La Digitale et tous les outils recensés dans cet article de C.Largillier, vous avez de quoi travailler, créer et partager en toute liberté !

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