Cloud enseignant : partage et dossier de dépôt

Illustration « Cloud » : Cloud-computing icons created by vectorsmarket15 – Flaticon

Récemment, une amie m’a demandé « comment faire pour créer un dossier où je pourrai mettre les photos des élèves sur le drive de l’Éducation Nationale et que les parents y aient accès sans voir mes dossiers ? » Réponse dans cet article et présentation d’une autre possibilité intéressante : le dossier de dépôt !

(je vous rassure, je lui ai répondu personnellement avant d’écrire cet article et ne l’ai pas laissé poireauter en attendant 😉)

– DE QUOI PARLE-T-ON ? –

Nuage sur apps.education.fr

Avant de commencer, rappelons qu’en tant qu’enseignant vous bénéficiez de 100 Go de stockage en ligne (= cloud/nuage). Ce service est proposé par le ministère de l’Éducation Nationale et fonctionne très bien.
Si ce service vous est familier, vous pouvez continuer la lecture de cet article. Sinon, je vous invite à lire notre publication au sujet du « cloud enseignant » : https://classeadeux.fr/100-go-de-cloud-gratuit-pour-les-enseignants/

Deux fonctions intéressantes

Au-delà de la sauvegarde en ligne, le cloud vous permettra de partager facilement vos documents. L’objectif de cet article est de vous guider dans deux usages particulièrement intéressants :

• le partage d’un dossier ou d’un document,
• la création d’un espace de dépôt de documents à destination des parents, de vos collègues ou toute autre personne.

ATTENTION : Avant toute chose, votre cloud apps.education.fr doit avoir été créé (tutoriel ici).

– LE PARTAGE DE DOSSIER / FICHIER –

Depuis votre navigateur internet

Une fois identifié sur l’application « Nuage » :

• Clic droit sur le fichier ou dossier à partager.
• Sélectionner : partager le dossier/fichier.
• Un onglet s’ouvre sur la droite de votre écran.
• Cliquer sur le « + » à côté de « Lien de partage ».
• Le lien de partage est copié. Vous pouvez ainsi le partager aux personnes souhaitées.

En cliquant sur les points de suspension à côté de « Lien de partage », vous aurez accès à différentes options, notamment la protection par mot de passe :

L’option « Ajouter un autre lien » permet, pour un même dossier ou fichier, d’obtenir différents liens. Cela vous permettra, par exemple, de différencier les autorisations selon le lien choisi. Exemple : un lien permettant la modification pour vos collègues et un autre lien sans modification possible pour les parents.

Depuis l’explorateur Windows

Si vous avez optez pour la synchronisation de vos fichiers sur votre PC (explications ici), sachez que vous pouvez partager facilement directement depuis Windows, sans avoir à ouvrir votre navigateur internet.

On ne peut pas faire plus simple ! Clic droit sur le dossier ou le fichier désiré puis « Nextcloud » et « Copier le lien public« . Ainsi, vous pouvez coller le lien où bon vous semble (CTRL+V) : mail à un collègue, barre d’adresse du navigateur, traitement de texte …etc
Cela ne fonctionne que pour les fichiers et dossiers situés dans votre dossier Nextcloud.

– CRÉATION D’UN DOSSIER DE DÉPÔT –

Exemples

• A l’issue d’une sortie scolaire : récupérer toutes les photos prises par différents participants.
• Permettre aux élèves/parents/collègues de déposer des documents.
• etc…

Comment faire ?

Une fois identifié sur l’application « Nuage » :

• Clic droit sur le dossier à utiliser pour le dépôt.
• Sélectionner : partager le dossier/fichier.
• Un onglet s’ouvre sur la droite de votre écran.
• Cliquer sur le « + » à côté de « Lien de partage ».
• Le lien de partage est copié.
• Cliquer sur les points de suspension, à côté de « Lien de partage »
• Sélectionner « Dépôt de fichier (envoi uniquement) »

Ainsi, le lien copié (via l’icône correspondante), permettra à quiconque de déposer un fichier dans ce dossier depuis n’importe quel terminal et navigateur internet (sans avoir accès ni contrôle sur le dossier).

Autres options

En cliquant sur « Personnaliser les permissions », vous aurez la possibilité de donner plus d’autorisations aux utilisateurs du lien :

• Lecture = pouvoir consulter les fichiers déposés.
• Envoi = pouvoir déposer un ou plusieurs fichiers.
• Editer = pouvoir éditer les fichiers contenus dans le dossier directement en ligne.
• Supprimer = pouvoir supprimer les fichiers contenus dans ce dossier.

Synchronisation

Si vous avez paramétré la synchronisation avec votre ordinateur (voir ici), sachez que tous les fichiers arriveront automatiquement sur votre ordinateur, sans le moindre effort de votre part ! Si vous autorisez les modifications, elles se répercuteront également.
Pour finir, si vous avez synchronisé votre cloud avec votre ordinateur via l’application Nextcloud, tout ce qui est expliqué ci-dessus peut se faire directement depuis votre PC via un simple clic droit > Nextcloud > Options de partage.

– ALLER PLUS LOIN –

Toutes les possibilités offertes par le cloud enseignant (synchronisation, utilisation d’applications portables, l’édition en ligne, scanner avec son téléphone …) sont répertoriées dans cet article :

👉 https://classeadeux.fr/100-go-de-cloud-gratuit-pour-les-enseignants/#sommaire